Input:

Datové schránky a propagace společnosti

31.8.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

901
Datové schránky a propagace společnosti

JUDr. Vladimíra Knoblochová

Právní úprava datových schránek

Právní úprava datových schránek je obsažena především v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jako „zákon o elektronických úkonech” nebo „ZEÚ”). Důležitá je také vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, která stanoví mimo jiné přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, a její maximální velikost.

Co je datová schránka?

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

  • doručování ze strany orgánů veřejné moci,

  • provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,

  • dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Prostřednictvím datových schránek je tedy možné zasílat dokumenty v elektronické podobě zejména orgánům veřejné moci (např. soudům, správním orgánům apod.), a také je takto od nich přijímat, namísto klasického doručování v listinné podobě prostřednictvím pošty. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem.

Datová schránka umožňuje zejména:

  • odesílání zpráv,

  • přijímání zpráv,

  • zjišťování stavu odeslaných zpráv,

  • přijímání dokladů o dodání a doručení,

  • ověřování, zda má adresát datovou schránku.

Zákon o elektronických úkonech zavedl celkem čtyři druhy datových schránek:

  • datová schránka orgánů veřejné moci,

  • datová schránka právnické osoby,

  • datová schránka podnikající fyzické osoby,

  • datová schránka fyzické osoby.

Informační systém datových schránek funguje tak, že každá osoba má přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle „rolí”, které zastává. Znamená to tedy, že např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky – jednu pro sebe jako fyzickou osobu – občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu – podnikatele. Orgány veřejné moci by měly dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby.

Datová schránka není e-mail!

Mezi datovou schránkou a schránkou e-mailovou jsou zásadní rozdíly:

  • úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný e-mailem tyto účinky nemá, ledaže by byla e-mailová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem;

  • pokud se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje „fikci doručení”. To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení;

  • prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou;

  • obsah datových zpráv je z datové schránky vymazán vždy po uplynutí 90 dnů od jejich doručení. Datová schránka tedy není dlouhodobým úložištěm datových zpráv. Česká pošta, s. p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je ale placená;

  • odesílatel i příjemce mají v případě doručování dokumentů prostřednictvím datové schránky k dispozici dodejku / doručenku, ze které je jednoznačně patrný stav doručení datové zprávy;

  • systém datových schránek je bezpečnější než e-mail, fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován.

Povinná datová schránka

Povinně se zřizuje ze zákona datová schránka kromě orgánů veřejné moci, notářů, exekutorů, advokátů, insolvenčních správců a daňových poradců také právnickým osobám zřízeným ze zákona a právnickým osobám zapisovaným do obchodního rejstříku (tedy např. všem obchodním společnostem a družstvům). Dojde-li k založení nové právnické osoby, nemusí podávat žádnou žádost o zřízení datové schránky – ta je jí zřízena automaticky a bezplatně ze strany Ministerstva vnitra bez zbytečného odkladu po jejím vzniku.

Zřízení datové schránky na žádost

Fyzická osoba – podnikatel (ale i nepodnikatel) – mít až na výjimky uvedené výše datovou schránku zřízenou nemusí, ale může si ji zřídit na svou vlastní žádost. Zřízení datové schránky je praktické, neboť to usnadní a zlevní podnikatelům komunikaci vůči orgánům veřejné zprávy.

Jak podat žádost o zřízení datové schránky

Každá podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby. Za účelem zřízení datové schránky si musí podnikatel podat žádost, přičemž žádost lze podat následujícím způsobem:

  • osobně – vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.

  • poštou – vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.

  • elektronicky – v případě, že chce podnikající fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a odeslat na adresu posta@mvcr.cz

  • prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra podnikající fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku podnikající fyzické osoby nelze zřídit.

Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky

Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. U právnické osoby je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky statutární orgán. Pokud je statutární orgán vícečlenný (např. představenstvo u akciové společnosti má tři členy), pak každý člen obdrží vlastní přihlašovací údaje do datové schránky.

Oprávněná osoba může k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě. To bude praktické zejména u větších právnických osob, neboť zpravidla u většiny právnických osob nevyřizuje korespondenci její statutární orgán, ale tato činnost je delegována na jinou osobu (administrativní personál).

Přístupové údaje do datové schránky jsou oprávněným osobám zasílány výhradně poštou do vlastních rukou na adresu bydliště, které je zapsáno v obchodním rejstříku, a to i do zahraničí. Pokud není adresát zastižen, tak jsou přístupové údaje uloženy na poště po dobu 10 dnů. V případě, že si je člen představenstva v této lhůtě nevyzvedne, je možné získat přístup do datové schránky pouze požádáním o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových.

V případě, že dojde ke změně členů statutárního orgánu u právnické osoby (tj. např. je odvolán či odstoupí některý z členů představenstva či jednatel a je zvolen nový), systém datových schránek provede automaticky změny v oprávnění k přístupu do datové schránky na základě zápisu změn do obchodního rejstříku, tj. novému členu statutárního orgánu vygeneruje a zašle přístupové údaje a členu statutárního orgánu, jemuž funkce zanikla, zruší přístup do datové schránky. Není tedy třeba žádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových, vše probíhá automaticky.

Ztráta přístupových údajů, zapomenutí hesla

Může se stát, že oprávněná osoba zapomene přístupové heslo nebo jej ztratí. V takovém případě je možné požádat o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových na kterékoliv pobočce Czech POINT. V případě, že na pobočku přijde osobně oprávněná osoba, mohou mu být nové přístupové údaje vydány okamžitě (a částečně odeslány na zadanou e-mailovou adresu).

Samozřejmě je možné k podání žádosti o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových zmocnit jinou fyzickou osobu (nezbytný je ověřený podpis), v takovém případě ale ke zneplatnění údajů nedojde ihned a zaslání nových údajů probíhá vždy poštou.

První žádost je bezplatná, v případě opětovné žádosti dříve než za 3 roky je úkon zpoplatněn.

Pověřená osoba

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky (jak byly uvedeny výše) mohou k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě, což je praktické zejména v případě větších obchodních společností, kde vyřizování pošty logicky nedělá přímo statutární orgán, ale spíše administrativní personál.

V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pověřeným osobám jsou pak zaslány jejich vlastní přístupové údaje a po přihlášení do datové schránky mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje. Datová zpráva obsahuje informaci o tom, zda byla datová zpráva odeslána z datové schránky přímo oprávněnou osobou (tedy členem představenstva) nebo zda byla odeslána pověřenou osobou. Tato informace nicméně nemá žádný vliv na to, zda byla zpráva doručena osobou oprávněnou – odeslání zprávy pověřenou osobou bude chápáno jako odeslání zprávy na základě plné moci.

Administrátor

K datové schránce je možné také určit tzv. administrátora. Administrátor má stejné oprávnění jako vlastník datové schránky, zejména může pověřovat další osoby, případně jim pověření odebrat. Nejde tedy o technickou pozici a určení administrátora bude mít své místo zejména u společností s rozsáhlou organizační strukturou.

Podání žádosti o vydání přístupových údajů pro pověřenou osobu nebo administrátora

Žádost o vydání přístupových údajů pro osoby pověřené k přístupu do datové schránky je možné podat buď:

  • prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT, kam se dostaví společně jak oprávněná osoba, tak i osoba, kterou hodlá oprávněná osoba pověřit k přístupu do datové schránky. Oprávněná osoba podepíše žádost k přístupu do datové schránky a pověřená osoba potvrdí svým podpisem, že s přijetím pověření souhlasí. Po vyplnění žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby.

  • pomocí webového portálu Datových schránek – v části “Nastavení“ je pod odkazem „Seznam uživatelů” volba „Přidat uživatele“. Každá oprávněná osoba má kdykoli možnost v této části portálu sama přidávat/odebírat pověřené osoby i administrátory. Jakmile je účet zřízen, dotčené osobě jsou vygenerovány přístupové údaje, které jí budou doručeny na zadanou adresu.

  • na základě písemné žádosti opatřené úředně ověřeným podpisem doručeným Ministerstvu vnitra. V žádosti je nutné uvést rozsah oprávnění pověřené osoby nebo specifikovat, že předmětem žádosti je ustavení administrátora. Dále uveďte jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu Pověřené osoby či administrátora. Přístupové údaje nelze doručit do všech zemí, doporučujeme proto, aby byla uvedena česká adresa pro doručení přístupových údajů.

  • elektronickou poštou – kdy žádost opatřená uznávaným elektronickým podpisem bude doručena elektronickou poštou na adresu  posta@mvcr.cz . V žádosti je nutné uvést rozsah oprávnění pověřené osoby nebo specifikovat, že předmětem žádosti je ustavení administrátora. Dále je třeba uvést jméno, příjmení, datum narození a adresu pobytu pověřené osoby či administrátora. Přístupové údaje nelze doručit do všech zemí, doporučujeme proto, aby byla uvedena česká adresa pro doručení přístupových údajů.

  • žádost může podat i sama pověřená osoba, nicméně musí doložit své pověření, např. na základě plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele.

Odesílání zpráv prostřednictvím datové schránky

Zákon o elektronických úkonech zavedl jako přednostní a povinné doručování dokumentů ze strany orgánů veřejné moci do datových schránek, pokud to umožňuje povaha doručovaného dokumentu. To znamená, že bude-li např. soud doručovat rozhodnutí podnikateli, který má zřízenou datovou schránku, musí rozsudek doručit prostřednictvím datové schránky, nikoliv poštou.

Doručení do datové schránky v případě, kdy ji má adresát zřízenou a zpřístupněnou, není možné v následujících případech:

  • doručuje se veřejnou vyhláškou – v jakých případech se doručuje veřejnou vyhláškou, upravují jednotlivé právní předpisy,

  • doručuje se na místě – v některých případech je možné doručit písemnost přímo na místě při provádění určitého úkonu a v takovém případě se upřednostňuje tento způsob doručení (viz např. § 150 odst. 5 SŘ),

  • pokud to neumožňuje povaha dokumentu. Prostřednictvím datové schránky není např. možné zasílat dokumenty, které obsahují utajované informace, korespondence osobní povahy (pozvánka na společenskou akci), průkazy totožnosti apod.

Okamžik doručení

Zasílaný dokument je do datové schránky doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má oprávnění přístupu k danému dokumentu. Pokud se oprávněná osoba do datové schránky nepřihlásí do 10 dnů ode dne dodání dokumentu do datové schránky, pak se dokument považuje za doručený posledním dnem této lhůty (nastává tedy tzv. fikce doručení). To neplatí pouze v případě, že zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení (to je například vyloučeno při doručování platebního rozkazu v občanském soudním řízení, trestní příkaz v trestním řízení). Je tedy důležité dbát na řádné a včasné vybírání datových zpráv.

Doručení do vlastních rukou adresáta

Datové schránky umožňují doručování dokumentů určených výlučně do vlastních rukou adresáta. V případě, že by oprávněná osoba pověřovala další osobu k přístupu do datové schránky, může v pověření nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pokud oprávněné osoby nemají pověření k přístupu ke zprávám určeným do vlastních rukou, pak v důsledku jejich přihlášení do datové schránky nedojde k doručení dokumentu určeného do vlastních rukou. To nastane až v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí oprávněná osoba (případně osoba, která má pověření k přístupu ke zprávám určeným do vlastních rukou adresáta) nebo uplynutím lhůty 10 dnů od dodání dokumentu do datové schránky, pokud není vyloučeno náhradní doručení.

Doručení poštou

V současné době to je již výjimečné, ale po zavedení datových schránek se stávalo, že orgány veřejné moci – přestože jsou povinni prioritně při splnění stanovených podmínek doručovat prostřednictvím datové schránky – doručovaly dokumenty písemně, prostřednictvím pošty. Nejsou výjimkou ani situace, kdy došlo k doručení dokumentu do datové schránky jiného subjektu, zejména u osob shodného příjmení, případně u společností ve skupině, které mají shodnou část firmy.

V praxi se již soudy zabývaly otázkou, zda doručení ze strany orgánu veřejné moci bylo platné, pokud měl orgán veřejné moci doručit písemnost do datové schránky, ale neučinil tak, a zaslal ji poštou. Podle rozsudku Nejvyššího správního soudu 1 As 90/2010-95 ze dne 16. prosince 2010 se v takovém případě jedná o nesprávné doručení, nicméně díky tomu, že se zásilka fakticky dostala do dispoziční moci adresáta a měl možnost se s ní seznámit, považuje se doručení za platné. Jiná situace by ale nastala, kdyby si adresát zásilku, nesprávně zaslanou poštou, vůbec nevyzvedl - v tom případě nelze podle uvedeného rozsudku uplatnit fikci doručení, která by jinak nastala.

Podání žádosti o určení neúčinnosti doručení

Za podmínek stanovených jiným právním předpisem je možné požádat o určení neúčinnosti doručení, které nastalo v důsledku marného uplynutí desetidenní lhůty. Možnost žádat o neúčinnost doručení stanoví např. § 24 odst. 2 SŘ. V případě, že došlo k fikci doručení v důsledku nevyzvednutí dokumentu z datové schránky, je možné, aby osoba, pro niž byla datová schránka zřízena, prokázala, že pro dočasnou nepřítomnost nebo z jiného vážného důvodu nemohla bez svého zavinění uloženou písemnost v uvedené lhůtě vyzvednout (tedy přihlásit se do datové schránky). Žádost o určení neúčinnosti doručení je třeba podat do 15 dnů ode dne, kdy pominula překážka, která osobě, pro niž byla datová schránka zřízena, bránila přihlásit se do datové schránky, nejpozději však do 1 roku ode dne, kdy nastala fikce doručení. Tato situace může nastat např. v případě, kdy by právnická osoba měla jediného člena statutárního orgánu, do datové schránky nebyl zřízen přístup žádné jiné osobě, a člen statutárního orgánu by např. vážně onemocněl a byl delší dobu hospitalizován. V období, kdy se z těchto vážných důvodů nebyl schopen přihlásit do datové schránky a písemnost vyzvednout, sice došlo k fikci doručení u dodaných dokumentů, ale je možné, aby člen statutárního orgánu po uzdravení požádal o určení neúčinnosti doručení daných dokumentů.

Technické parametry doručovaného dokumentu

Technické náležitosti užívání datových schránek, přípustné formáty datové zprávy, maximální velikost datové zprávy a dobu uložení datové zprávy v datové schránce stanoví vyhláška Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů. Podle citované vyhlášky činí maximální velikost datové zprávy dodávané do datové schránky 20 MB. Přípustné formáty jsou uvedeny v příloze č. 3 k vyhlášce a jde např. o formáty pdf, xml, rtf, txt apod.

Odesílání dokumentů do datových schránek orgánů veřejné moci

V případě, že podnikatel doručuje dokumenty vůči orgánům veřejné moci, může si zpravidla způsob doručení zvolit (tj. může jej odeslat poštou, doručit na podatelnu, odeslat e-mailem opatřeným uznávaným elektronickým podpisem apod.). V případě podání vůči orgánům veřejné moci je úprava způsobu doručení obsažena ve zvláštních právních předpisech (správní řád, daňový řád, občanský soudní řád). Výjimečně pak právní předpisy zakotvují povinnost činit úkony výlučně elektronickou formou. Tato povinnost je stanovena např. v daňovém řádu pro podání přihlášky k registraci, oznámení o změně registračních údajů, řádné daňové tvrzení nebo dodatečné daňové tvrzení. Pokud má daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, je povinen uvedená podání učinit pouze datovou zprávou ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně a odeslat ji jedním z následujících způsobů:

  • podepsanou uznávaným elektronickým podpisem,

  • odeslanou prostřednictvím datové schránky, nebo

  • s ověřenou identitou podatele způsobem, kterým se lze přihlásit do jeho datové schránky.

Okamžik doručení orgánu veřejné moci

Ve vztahu k doručování orgánům veřejné moci je důležité, v jakém okamžiku je podání vůči příslušnému orgánu doručeno, a to zpravidla zejména z důvodu plynutí zákonem či rozhodnutím stanovených lhůt.

U orgánů veřejné moci není možné postupovat podle § 17 odst. 3 a 4 ZEÚ, kde je stanoveno, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu, a následně je upravena fikce doručení.

Podle usnesení Nejvyšší správního soudu, sp. zn. 9 Afs 28/2010, ze dne 15. 7. 2010, se podává, že podání prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci (§ 18 ZEÚ) je učiněno okamžikem dodání datové zprávy do schránky orgánu veřejné moci. Lhůta stanovená soudním řádem správním, výzvou nebo rozhodnutím soudu je zachována, bylo-li podání učiněné vůči soudu prostřednictvím datové schránky nejpozději poslední den této lhůty dodáno ve formě datové zprávy do datové schránky soudu (§ 40 odst. 4 SŘS).

Tento právní názor Nejvyššího správního soudu byl akceptován i Ústavním soudem (nález ze dne 10. 1. 2012, sp. zn. II. ÚS 3518/11,