Input:

Datové schránky a propagace společnosti

31.8.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

901
Datové schránky a propagace společnosti

JUDr. Vladimíra Knoblochová

Právní úprava datových schránek

Právní úprava datových schránek je obsažena především v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jako „zákon o elektronických úkonech” nebo „ZEÚ”). Důležitá je také vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů, která stanoví mimo jiné přípustné formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, a její maximální velikost.

Co je datová schránka?

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

  • doručování ze strany orgánů veřejné moci,

  • provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,

  • dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Prostřednictvím datových schránek je tedy možné zasílat dokumenty v elektronické podobě zejména orgánům veřejné moci (např. soudům, správním orgánům apod.), a také je takto od nich přijímat, namísto klasického doručování v listinné podobě prostřednictvím pošty. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem.

Datová schránka umožňuje zejména:

  • odesílání zpráv,

  • přijímání zpráv,

  • zjišťování stavu odeslaných zpráv,

  • přijímání dokladů o dodání a doručení,

  • ověřování, zda má adresát datovou schránku.

Zákon o elektronických úkonech zavedl celkem čtyři druhy datových schránek:

  • datová schránka orgánů veřejné moci,

  • datová schránka právnické osoby,

  • datová schránka podnikající fyzické osoby,

  • datová schránka fyzické osoby.

Informační systém datových schránek funguje tak, že každá osoba má přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle „rolí”, které zastává. Znamená to tedy, že např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky – jednu pro sebe jako fyzickou osobu – občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu – podnikatele. Orgány veřejné moci by měly dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby.

Datová schránka není e-mail!

Mezi datovou schránkou a schránkou e-mailovou jsou zásadní rozdíly:

  • úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný e-mailem tyto účinky nemá, ledaže by byla e-mailová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem;

  • pokud se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje „fikci doručení”. To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení;

  • prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou;

  • obsah datových zpráv je z datové schránky vymazán vždy po uplynutí 90 dnů od jejich doručení. Datová schránka tedy není dlouhodobým úložištěm datových zpráv. Česká pošta, s. p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je ale placená;

  • odesílatel i příjemce mají v případě doručování dokumentů prostřednictvím datové schránky k dispozici dodejku / doručenku, ze které je jednoznačně patrný stav doručení datové zprávy;

  • systém datových schránek je bezpečnější než e-mail, fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován.

Povinná datová schránka

Povinně se zřizuje ze zákona datová schránka kromě orgánů veřejné moci, notářů, exekutorů, advokátů, insolvenčních správců a daňových poradců také právnickým osobám zřízeným ze zákona a právnickým osobám zapisovaným do obchodního rejstříku (tedy např. všem obchodním společnostem a družstvům). Dojde-li k založení nové právnické osoby, nemusí podávat žádnou žádost o zřízení datové schránky – ta je jí zřízena automaticky a bezplatně ze strany Ministerstva vnitra bez zbytečného odkladu po jejím vzniku.

Zřízení datové schránky na žádost

Fyzická osoba – podnikatel (ale i nepodnikatel) – mít až na výjimky uvedené výše datovou schránku zřízenou nemusí, ale může si ji zřídit na svou vlastní žádost. Zřízení datové schránky je praktické, neboť to usnadní a zlevní podnikatelům komunikaci vůči orgánům veřejné zprávy.

Jak podat žádost o zřízení datové schránky

Každá podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby. Za účelem zřízení datové schránky si musí podnikatel podat žádost, přičemž žádost lze podat následujícím způsobem:

  • osobně – vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.

  • poštou – vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen.

  • elektronicky – v případě, že chce podnikající fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, a odeslat na adresu posta@mvcr.cz

  • prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra podnikající fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku podnikající fyzické osoby nelze zřídit.

Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky

Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. U právnické osoby je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky statutární orgán. Pokud je statutární orgán vícečlenný (např. představenstvo u akciové společnosti má tři členy), pak každý člen obdrží vlastní přihlašovací údaje do datové schránky.

Oprávněná osoba může k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě. To bude praktické zejména u větších právnických osob, neboť zpravidla u většiny právnických osob nevyřizuje korespondenci její statutární orgán, ale tato činnost je delegována na jinou osobu (administrativní personál).

Přístupové údaje do datové schránky jsou oprávněným osobám zasílány výhradně poštou do vlastních rukou na adresu bydliště, které je zapsáno v obchodním rejstříku, a to i do zahraničí. Pokud není adresát zastižen, tak jsou přístupové údaje uloženy na poště po dobu 10 dnů. V případě, že si je člen představenstva v této lhůtě nevyzvedne, je možné získat přístup do datové schránky pouze požádáním o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových.

V případě, že dojde ke změně členů statutárního orgánu u právnické osoby (tj. např. je odvolán či odstoupí některý z členů představenstva či jednatel a je zvolen nový), systém datových schránek provede automaticky změny v oprávnění k přístupu do datové schránky na základě zápisu změn do obchodního rejstříku, tj. novému členu statutárního orgánu vygeneruje a zašle přístupové údaje a členu statutárního orgánu, jemuž funkce zanikla, zruší přístup do datové schránky. Není tedy třeba žádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových, vše probíhá automaticky.

Ztráta přístupových údajů, zapomenutí hesla

Může se stát, že oprávněná osoba zapomene přístupové heslo nebo jej ztratí. V takovém případě je možné požádat o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových na kterékoliv pobočce Czech POINT. V případě, že na pobočku přijde osobně oprávněná osoba, mohou mu být nové přístupové údaje vydány okamžitě (a částečně odeslány na zadanou e-mailovou adresu).

Samozřejmě je možné k podání žádosti o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových zmocnit jinou fyzickou osobu (nezbytný je ověřený podpis), v takovém případě ale ke zneplatnění údajů nedojde ihned a zaslání nových údajů probíhá vždy poštou.

První žádost je bezplatná, v případě opětovné žádosti dříve než za 3 roky je úkon zpoplatněn.

Pověřená osoba

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky (jak byly uvedeny výše) mohou k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě, což je praktické zejména v případě větších obchodních společností, kde vyřizování pošty logicky nedělá přímo statutární orgán, ale spíše administrativní personál.

V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pověřeným osobám jsou pak zaslány jejich vlastní přístupové údaje a po přihlášení do datové schránky mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje. Datová zpráva obsahuje informaci o tom, zda byla datová zpráva odeslána z datové schránky přímo oprávněnou osobou (tedy členem představenstva) nebo zda byla odeslána pověřenou osobou. Tato informace nicméně nemá žádný vliv na to, zda byla zpráva doručena osobou oprávněnou – odeslání zprávy pověřenou osobou bude chápáno jako odeslání zprávy na základě plné moci.

Administrátor

K datové schránce je možné také určit tzv. administrátora. Administrátor má stejné oprávnění jako vlastník datové schránky, zejména může pověřovat další osoby, případně jim pověření odebrat. Nejde tedy o technickou pozici a určení administrátora bude mít své místo zejména u společností s rozsáhlou organizační strukturou.

Podání žádosti o vydání přístupových údajů