Input:

Komunikační a manažerské dovednosti

31.8.2016, , Zdroj: Verlag Dashöfer

1201
Komunikační a manažerské dovednosti

Mgr. Ludmila Třeštíková

Základy manažerské image

Tajemství úspěšné image nespočívá v tom, že si lidé všimnou apartních obleků či kravat, nebo že budou oslněni šperky či hodinkami, ale v tom, že si zejména všimnou Vás. Později si stěží vzpomenou, co jste měli na sobě, ale budou naprosto jistě vědět, že jste vypadali profesionálně, přitažlivě a úspěšně.

Prezentujete nejen svým vzhledem, ale také slovy, jednáním a chováním. Oblékejte se proto ne pro sebe, ale pro ty, k nimž budete hovořit. Přizpůsobte se zvyklostem „partnera”. Zamyslete se, jestli Vám jde pouze o sebe samotného nebo především o lidi na druhé straně. Oblečte se o stupínek lépe než Váš partner.

Jak dobře vypadat

Oblečení musí být: 

  • Vhodné pro danou příležitost.

  • Vhodné vzhledem k Vaší osobě (postavě).

  • Čisté a upravené.

  • Elegantní, mít „šmrnc”.

Co s sebou – jak zapůsobíte “maličkostmi“

Nejen správné oblečení tvoří součást úspěšné image. Přijdete-li na schůzku perfektně oblečení a upravení, ale s igelitkou, volnými papíry a okousanou propiskou, pravděpodobně dojem pokazíte. Věnujte tedy pozornost všemu, co máte s sebou. 

 

Psací potřeby – mějte jednu propisku do rezervy, rozhodně nepůsobí dobře, půjčujete-li si psací pero na jednání.

Bloky a papír – blok nebo kroužkový blok nebo alespoň podkladová deska s klipsem.

Vizitky – již samotný grafický styl prozrazuje dobrý vkus firmy a budí respekt. Firemní vizitky jsou od určité pozice nezbytné.

Jak zapůsobíte na druhé 

 V prvních vteřinách setkání tváří v tvář si člověk vytvoří dojem o druhém, podstatné faktory jsou: 

  • dobré vystupování,

  • příjemný hlas a způsob mluvy,

  • sympatický a voňavý vzhled,

  • galantnost a dochvilnost,

  • vtip, šarm, upřímnost,

  • časté oslovení jménem a pevný pohled do očí.

Styl pracovní schůzky

Na přípravu si vždy vyčleňte víc času, než si původně myslíte, že budete potřebovat. Před vlastním jednáním si pak zrekapitulujte nejen to, co a jak chcete říci, ale hlavně proč to chcete říci (k čemu chcete partnera ve výsledku dovést). Dostatečná příprava je výbornou investicí, která se Vám během samotného jednání mnohonásobně vrátí. 

1. Seznamte se s historií domluvy jednání

2. Buďte maximálně informováni o partnerovi

3. Ověřte si, s kým budete jednat

4. Naučte se vyslovovat jméno a příjmení partnera.

Psaný projev

Principy písemné komunikace:

  • Používejte raději krátká než dlouhá slova; pisatel musí znát i význam používaných slov a umět je přiměřeně používat.

  • Užívejte spíše konkrétních než abstraktních slov.

  • Hospodařte s množstvím používaných slov, protože stručnost při psaní šetří čas a peníze (zbytečná slova zabírají cenný čas na tvorbu, diktování, napsání, přečtení, porozumění, zabírají papír a zdroje).

  • Vyhýbejte se často používaným a otřepaným frázím.

  • Používejte pozitivní, zdvořilá slova; negativní stimuly produkují negativní odezvy.

  • Používejte konverzační styl, který pomáhá, aby dopis působil osobním dojmem.

 

Upravujte, přepisujte, nechejte přečíst a zkontrolovat vše, co jste napsali, někomu jinému.

 

Sebeprezentace a komunikace před publikem

Během profesionálního života býváme povoláni, abychom promluvili na veřejnosti, ať už před skupinou zákazníků, na schůzi správní rady, před kolegy, společníky, partnery, při prezentaci výrobku nebo služby či tržní strategie, vítáme důležité osobnosti, navrhujeme strategii spolupráce, řídíme porady apod. Řada z nás se cítí nesvá, má-li předstoupit před posluchače. Pro úspěch a vlastní dobrý pocit z prezentace je proto třeba znát a respektovat základní kroky přípravy a realizace prezentace a jejich nácvik.

Řečník (prezentátor) je každý, kdo mluví před lidmi. Důležité je, aby věděl, co má mluvit, proč má hovořit a jak to má říci. Svou řeč si musí umět připravit, vytvořit a přednést. Musí mít odpovědnost za všechno, o čem hovoří.

Manažeři pronášejí projevy, prezentují různá témata, organizaci nebo sami sebe např. při setkáních nebo jednáních s klienty, na shromážděních zaměstnanců, setkáních s nadřízenými organizačními složkami, top managementem, na různých veřejných shromážděních atd. Auditorium/publikum, jeho velikost, složení či místa konání mohou být tedy různá. Proto je nezbytné neopomenout v přípravě projevu nic, co by mohlo ohrozit požadovaný efekt.

Důležité je zaznamenat si:

  • podstatné myšlenky a hlavní body – zaznamenat bez ohledu na pořadí a vzájemné souvislosti,

  • vyhledat mezi nimi ty, které spolu přirozeně souvisí,

  • seřadit myšlenky podle priorit/významu (co musí být řečeno, co by mělo být řečeno, co by mohlo být řečeno),

  • vytvořit osnovu – strukturovat hlavní obsah:

hlavní body a jejich pořadí – např.: plán reorganizace společnosti – „současná struktura – proč se musí struktura změnit – nová struktura”; řešení problému – „uvedení problému – analýza - možnosti řešení – výhody/nevýhody – doporučení”,

doplňující body (každá hlavní myšlenka může mít jednu až pět myšlenek doplňujících),

  • které body lze doplnit příklady – výběr příkladů – myšlenek, situací, které jsou blízké posluchačům nebo s nimi mají zkušenost,

  • které body lze doplnit nebo zjednodušit vizuálními prostředky (obrázky, grafy ap., které usnadní ostatním pochopení a napomohou zapamatování); příliš časté nebo příliš malé užití může způsobit nudu),

  • napsat úvod tak, aby navodil zájem o téma, vytvořil pozitivní kontakt s publikem (také publikum si klade otázku Proč bych ho měl poslouchat?“),

  • napsat závěr, který musí vystihovat účel proslovu, posílit změnu v mysli publika,

  • připravit se na diskusi.

Vizualizace prezentace:

  • podporuje porozumění mluvenému slovu (flipchart, projektor, dataprojektor – prezentace v PowerPointu, poster apod.),

  • profesionální provedení pomůže vytvořit důvěru v obsah,

  • pomáhá ke zdůraznění bodů, uvedení příkladů, předvedení měnících se nebo neměnných obrazců, uvedení statistik, pro kontrolu informací,

  • pomocí „slidů”, grafů, schémat apod. lze ilustrovat text, objasňovat a zjednodušit složité myšlenky, posílit a zdůraznit účinek důležitých tvrzení, standardizovat a objasňovat poskytované informace apod.

Místo konání prezentace a zařízení

Co zjistit předem?

1. Velikost místnosti a publika:

  • velká místnost, hodně lidí – formální prezentace – nutné užít mikrofon,

  • velká místnost, málo lidí – uspořádat neformálně v části místnosti; nelze-li, požádat publikum o usazení v přední části,

  • malá místnost, hodně lidí – prezentaci zkrátit (jak nejvíce lze), jinak potíže s pozorností,

  • malá místnost, málo lidí – prezentovat spíše neformálně,

2. Místo, odkud je prezentováno:

  • jaký prostor má prezentující kolem sebe,

  • kam si lze odložit poznámky a další pomůcky (včetně např. sklenice vody),

  • umístění technických prostředků užívaných při prezentaci – jejich dostupnost, aby se nemusel prezentující při jejich užití otáčet zády k publiku; v případě vlastního zařízení – možnost užití a umístění,

  • osvětlení místnosti – možnost zatemnění při použití dataprojektoru, filmu apod.

3. Zasedací pořádek – rozmístění publika s ohledem na velikost skupiny:

  • velmi malá skupina – neformální uspořádání např. kolem kulatého stolu,

  • větší skupina – uspořádání stolu do tvaru písmene U,

  • velká skupina – většinou formální uspořádání v „řadách” (s případnou „rezervací” míst v přední řadě pro významné účastníky),

4. Typy technického vybavení, které je k dispozici (mikrofon, projektor, dataprojektor, plátno, notebook, tabule, flipchart apod.).

Volba typu „projevu”

Na začátku projevu bychom jej měli sdělit posluchačům a dodržovat!

Projev bez otázek a diskuse – cílem je jednosměrná komunikace – neposkytuje prostor pro spoluúčast posluchačů. Umožňuje předat sdělení co nejrychleji, bez překrucování faktů. Obvykle frustrující pro posluchače. Chybějící zpětnou vazbou může také dojít k překroucení faktů u příjemce sdělení.

Projev s možností dotazů je spíše rozhovorem. Vyžaduje od řečníka důkladnou znalost tématu, pružnost. Přináší výhodu živé komunikace, která uspokojí očekávání účastníků. Může však přinést i nesystematičnost, pokud řečník nedostatečně celý proces řídí. Méně komunikativní účastníci mohou být odrazeni od vstupu do diskuse extrovertnějšími kolegy.

Projev s následující diskusí má dvě části. Řečník v první části předává informace. V druhé části probíhá společná diskuse o tématu. Diskusní část je nutné řídit tak, aby byly ujasněny určité body, byly (z obou stran) poskytnuty doplňující informace, reakce a myšlení všech účastníků byly pozitivní a došlo k posílení myšlenek vyjádřených v projevu. Výhodou je, že posluchači jsou motivováni možností aktivní účasti (sdílené informace mají na skupinu trvalý vliv). Nevýhodou je časová náročnost a možnost odbočení od tématu (ztratí-li řečník kontrolu nad skupinou).

Sebeprezentace

Příprava řeči a její přednes je činností tvůrčí. Proto si má manažer řeč vlastním způsobem a stylem připravit a přednést. Řeč musí být jeho dílem, odpovídat jeho způsobu myšlení a cítění, být v souladu s jeho povahou, temperamentem, osobitým projevem jeho osobnosti.

Přirozenost chování, projevu při veřejných vystoupeních v souladu s vlastním temperamentem. Přirozený by měl být postoj, výraz, pohyb, vyjadřování. Jen přirozený projev může být působivý.

Původnost projevuoriginálnost (nikoliv převzaté, hotové formulace někoho jiného) znamená, že má vše předem důkladně promyšleno a zvolí vlastní formu.

Opravdovost projevu dokonale znát, ovládat, souhlasit s tím, co říká, zapálenost, nadšení pro věc, víra v prezentované – výrazně podpoří důvěru auditoria v řečené.

Čestnost – pravdivost – nelze něco jiného hlásat a něco jiného dělat. Lidé přijmou spíše pravdu než zkreslenou skutečnost, polopravdu, lež. Jinak dochází k hazardu s vlastní důvěryhodností a respektem.

Statečnost souvisí s čestností/pravdivostí projevu i při sdělování nepříjemných, nepopulárních skutečností.

Skromnostmanažer prezentuje kvůli “posluchačům“ – povyšování nad posluchače, podceňování, do projevu nepatří. Naopak, musí být z projevu znát, že si jich váží, počítá s nimi, spoléhá na ně, že bez jejich spolupráce, pomoci, by se nemohlo dílo dařit.

Psychologická příprava na projev/prezentaci zahrnuje:

• bezkonfliktní vztah k projevu a k posluchačům,

• vztah k prostředí (nenechat se jím zaskočit),

• vlastní relaxace (uvolnit se od problémů, starostí, zajistit nejlepší možnou tělesnou i duševní kondici dle toho, co jedince uklidňuje),

• koncentrace (relaxace je přípravou na koncentraci, která představuje mobilizaci všech sil, schopností a možností jen na vlastní projev),

• nálada (už při přípravě se na projev těšit, protože řečník přenáší na posluchače náladu, kterou si