Input:

Datové schránky a bezpapírová kancelář

22.4.2022, , Zdroj: Verlag Dashöfer

901
Datové schránky a bezpapírová kancelář

Mgr. Mgr. Radana Burešová

Stejně jako v běžném životě se i v podnikání stále více prosazuje elektronizace. Ideálem je tzv. bezpapírová kancelář, řada podnikatelů však již nyní praktikuje tzv. "paperless“ firmu, v níž jsou (některé) papírové dokumenty (postupně) nahrazovány elektronickými. Nejčastěji se zprvu jedná právě o elektronické faktury, popř. o obchodní korespondenci, a to formou běžného e-mailu, s elektronickým podpisem nebo s elektronickou pečetí či prostřednictvím datové schránky. Příslušné dokumenty následně nejsou tištěny, nýbrž jsou uchovávány pouze elektronicky.

Elektronizace se však dotýká i dalších oblastí podnikání, jako je personalistika či řízení nákupu/prodeje od objednávkových systémů až po organizaci skladu. Stále častěji však dochází i k uzavírání smluv elektronickou formou.

Základními předpoklady pro elektronizaci podnikání nebo některých jeho oblastí jsou ovšem spolehlivé (tj. bezpečné) úložiště dat a dále prostředky osvědčující identitu účastníka elektronické komunikace, které nahrazují podpis jednající osoby na klasických písemnostech.

Prvním krokem k elektronizaci často bývá zřízení datové schránky, která je v praxi využívána zejména pro komunikaci s orgány státní správy.

Datové schránky jsou upraveny v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datová schránka je úložiště dokumentů sloužící k jejich doručování, které spravuje ministerstvo vnitra prostřednictvím České pošty, s. p.

Tento systém umožňuje bezplatnou komunikaci s orgány státní správy (úřady a soudy) a placené odesílání zpráv uživatelům systému, kteří nejsou orgány veřejné správy.

Datové schránky jsou zřizovány bezplatně, přímo na základě zákona nebo na žádost, a to do tří dnů od podání žádosti, v praxi však většinou okamžitě.

Typy datových schránek

Existují tři druhy datových schránek: Datová schránka podnikající fyzické osoby, datová schránka fyzické osoby a datová schránka právnické osoby.

Při styku s orgány veřejné moci je třeba striktně dbát na to, o jakou schránku se jedná a veškeré dokumenty doručovat pouze prostřednictvím příslušné schránky. Konkrétní fyzická osoba totiž může mít i vícero datových schránek: datovou schránku fyzické osoby (nepodnikatele), prostřednictvím které může vyřizovat např. žádost o přídavky na děti, datovou schránku podnikající fyzické osoby, zřízenou na žádost, pokud podniká podle živnostenského zákona, jejímž prostřednictvím např. podává daňová přiznání a přehledy OSSZ a zdravotním pojišťovnám za své zaměstnance, a popř. též datovou schránku podnikající fyzické osoby zřízenou ze zákona (viz níže).

Datová schránka právnické osoby je ze zákona zřizována každé nově založené právnické osobě (obchodní korporaci) po jejím zápisu do obchodního rejstříku. Přístupové údaje do datové schránky jsou pak společnosti doručeny poštou. Stejným způsobem je datová schránka automaticky, po jejich zápisu do příslušného registru, zřizována i některým podnikajícím fyzickým osobám, které jsou výslovně uvedeny v zákoně. V zásadě se jedná o fyzické osoby, které nepodnikají na základě živnostenského zákona (např. notáři, advokáti, daňoví poradci, od roku 2021 nově i znalci, soudní překladatelé a soudní tlumočníci).

Nejpozději k 31. březnu 2023 však budou datové schránky ze zákona zřízeny i právnickým osobám, které je dosud nemusely mít, a to na základě novely zákona účinné od 1. ledna 2023. Nově budou totiž datové schránky automaticky zřizovány všem právnickým osobám zapsaným v registru osob, nově tedy např. i společenstvím vlastníků jednotek a spolkům, jako jsou např. sportovní kluby.

Žádost o zřízení datové schránky

Zatím však musí ostatní podnikatelé a právnické osoby o zřízení datové schránky požádat. Žádost lze podat třemi způsoby:

1. Elektronicky; tuto možnost však mají pouze registrovaní uživatelé portálu eidentita.cz, datová schránka je v tomto případě přístupná okamžitě.

2. Osobně na Czech POINTu (tj. na vybraných pobočkách České pošty, s. p. a obecních úřadech, na pracovištích hospodářské komory, u notářů a na některých zastupitelských úřadech). Přístupové údaje jsou zpravidla ihned předány osobně.

3. Písemně na stanoveném formuláři, který se poté zasílá na ministerstvo vnitra.

Přístupové údaje (přihlašovací jméno a heslo) do datové schránky jsou určeny pouze osobě, pro kterou byla datová schránka zřízena. U právnických osob jsou těmito osobami statutární orgány. Tyto osoby ale mohou k přístupu do datové schránky pověřit další osoby (např. pracovníka sekretariátu, účetní apod.), kterým jsou následně doručeny jejich vlastní přístupové údaje. V případě pověřených osob mohou držitelé datových schránek omezit rozsah jejich přístupu do schránky.

Vlastní odeslání zprávy začíná on-line přihlášením do datové schránky a určením adresáta prostřednictvím jeho ID, které je možno též dohledat podle názvu/jména v seznamu datových schránek, udáním předmětu zprávy a připojením dokumentu, který je prostřednictvím datové schránky odesílán (například přehled o výši pojistného určený OSSZ). Tyto dokumenty mají formát požadovaný adresátem, jinak je vhodné používat soubory .pdf. Seznam všech přípustných formátů je obsažen v příloze 4 vyhlášky č. 194/2009 Sb. Formulář zprávy nabízí rovněž možnost odeslat textovou zprávu (lze použít např. jako průvodní dopis).

Ve vztahu k orgánům veřejné moci (nikoli tedy ve vztahu k soukromoprávním subjektům) podle § 18 odst. 2 ZEÚ a autorizované konverzi dokumentů platí, že úkon učiněný držitelem datové schránky nebo pověřenou osobou, pokud k tomu byla pověřena, prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob.

V minulosti se soudy včetně Ústavního soudu opakovaně zabývaly případy, kdy příslušný orgán veřejné moci odmítl podání učiněné prostřednictvím datové schránky (např. odvolání) s tím, že zasílaný dokument nebyl opatřen elektronickým podpisem. Podle judikatury je však takový přístup v rozporu s principem spravedlnosti a jedná se o přepjatý formalismus (nález Ústavního soudu ze dne 19. ledna 2016 sp. zn. II. ÚS 3042/14).

Zřízení datové schránky, ať již dobrovolné (na žádost) nebo ze zákona s sebou přináší některé závažné důsledky:

1. Soudy a orgány veřejné moci by napříště adresátovi měly veškeré písemnosti, včetně písemností určených do vlastních rukou, doručovat výhradně prostřednictvím datové schránky (např. § 45 odst. 2 OSŘ a § 19 odst. 1 SŘ). Dosud se tak vždy neděje, což má za následek, že za určitých okolností lze v některých konkrétních případech uspět s námitkou, že ze strany státního orgánu bylo doručováno chybně. Totéž platí v případě, že bylo doručováno do nesprávné datové schránky téhož adresáta. Vždy však záleží na konkrétních okolnostech případu. Navíc některé dokumenty do datové schránky doručovat nelze (např. geometrické plány, některé znalecké posudky apod.).

2. Dokument, který byl orgánem veřejné moci dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (bez ohledu na to, zda daný dokument skutečně otevře a stáhne). Od tohoto okamžiku pak začínají běžet důležité procesní lhůty (např. lhůta pro podání odvolání). Vzhledem k tomu, že někdy je pro adresáta s ohledem na běh navazujících lhůt důležité, aby byla zpráva doručena až k určitému datu, je vhodné nastavit v nastavení datové schránky zasílání oznámení o přijetí datové zprávy (tzv. notifikační e-mail), a to i s náhledem hlavičky této zprávy (tzv. rozšířený rozsah oznámení). Pak lze zpravidla i bez přístupu do datové schránky, který má za následek doručení zprávy, zjistit, jaká zpráva byla do datové schránky dodána.

Fikce doručení

Ustanovení § 17 odst. 4 ZEÚ (ve vztahu k orgánům veřejné moci) a § 18a odst. 3 ZEÚ (ve vztahu k ostatním subjektům) a autorizované konverzi zavádí fikci doručení (jedná se o tzv. náhradní doručení ve smyslu občanského soudního řádu a dalších právních předpisů): Nepřihlásí-li se oprávněná osoba do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty; to neplatí v případě doručování orgánům veřejné moci, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení (např. jako u platebních rozkazů). Pokud se tedy do deseti dnů od dodání zprávy do datové schránky do této schránky nepřihlásí osoba s příslušným oprávněním, platí, že dokument byl doručen desátým dnem od dodání zprávy a od tohoto dne také (až na výjimky výslovně stanovené v příslušných zákonech) počínají běžet příslušné lhůty. Není tedy vhodné zprávy v datové schránce ignorovat – lhůty začnou běžet ode dne, k němuž nastala fikce doručení, i když zpráva nebyla vyzvednuta.

3. A konečně, pokud má podnikatel zřízenu datovou schránku, musí již některá podání činit pouze jejím prostřednictvím. Jedná se zejména o daňová přiznání (§ 72 odst. 6 DŘ) v případě, že datová schránka byla zřízena ze zákona. Tato podání tedy již nelze např. podat osobně do podatelny příslušného úřadu.

Datové schránky jsou využívány čistě v rámci České republiky, a to zejména ke komunikaci s orgány veřejné moci, jelikož většina soukromých držitelů datových schránek nedala souhlas k doručování poštovních zpráv od ostatních soukromých subjektů.

V některých případech systém datových schránek slouží pouze k identifikaci jednající osoby. Je tomu tak například při odesílání elektronických podání pro daňovou správu z jejího portálu  https://www.daneelektronicky.cz/  , resp. portálu Moje daně nebo při odesílání podání z ePortálu České správy sociálního zabezpečení (  https://eportal.cssz.cz/  ). Podobnou funkci má i portál národního bodu pro identifikaci a autentizaci identitaobcana.cz, který ovšem funguje na jiném základě.

DEPO a datové schránky

V létě 2021 byl přijat zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, který je zkráceně označován jako "DEPO“. DEPO přináší velké množství změn více než stovky zákonů souvisejících s výkonem veřejné moci a jeho cílem je další digitalizace veřejné správy. Převážná většina těchto změn se tedy týká vnitřního fungování veřejné správy.

Patrně nejvíce se podnikatelů, a to zejména podnikajících fyzických osob dotýkají změny v oblasti datových schránek, které byly původně zavedeny zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Podle tohoto zákona je datová schránka elektronické úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Prostřednictvím datové schránky lze zasílat a přijímat dva typy datových zpráv.

Bezplatně lze prostřednictvím datových zpráv komunikovat s orgány veřejné moci (úřady a soudy). Platí přitom, že úkon učiněný oprávněnou osobou prostřednictvím datové schránky vůči orgánu veřejné moci má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více z uvedených osob (v takovém případě tyto osoby musí daný dokument podepsat příslušným elektronickým podpisem).

Systém datových schránek bezesporu představuje velký přínos v oblasti komunikace s orgány veřejné moci, i když je třeba mít na paměti, že mezi dodáním dokumentu do datové schránky daného orgánu, jeho zpracováním v podatelně a předáním příslušnému úředníkovi může uběhnout i několik dní; to však nemá vliv na dodržení případných lhůt. Výhodou je i možnost přijímat písemnosti od orgánů veřejné moci bez nutnosti vyzvedávat nedoručené zásilky na poště, a to zvláště pokud se držitel datové schránky nezdržuje v místě svého pobytu, např. pokud dlouhodobě pobývá v zahraničí.

Používání datových schránek nicméně má i svá úskalí, z nichž největší v praxi představuje fikce doručení blíže uvedená níže.

S ostatními právnickými a fyzickými osobami lze komunikovat prostřednictvím tzv. poštovních datových zpráv, které jsou sice obvykle placené (v období tzv. lockdownů byly bezplatné), ale i tak jsou cenově výhodnější než klasický doporučený dopis. V rámci této tzv. soukromoprávní komunikace jsou zpravidla zasílány faktury, upomínky a předžalobní výzvy. Tento typ zpráv původně bylo možno zaslat pouze v případě, že adresát jejich přijímání výslovně povolil v nastavení své datové schránky. V praxi proto bylo možné poštovní datové zprávy zasílat pouze velmi omezenému okruhu osob a fungování systému v této oblasti tak nenaplnilo očekávání.

Zásadní změnou účinnou od 1. ledna 2022 je, že nově jsou datové schránky nastaveny tak, že příjem poštovních zpráv je povolen. Toto nastavení pak mohou změnit pouze držitelé (soukromých) datových schránek fyzických osob. Právnické subjekty a podnikající fyzické osoby ho změnit nemohou a již tak nemohou doručování poštovních datových zpráv do své datové schránky zabránit.

Další zásadní změnou v oblasti poštovních datových zpráv, která rovněž platí od 1. ledna 2022 je zavedení fikce doručení, která předtím platila pouze ve vztahu k písemnostem doručovaným orgány veřejné moci.

Fikce doručení

Ze zákona platí, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se taková osoba do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty (ačkoli si ho oprávněná osoba fakticky nevyzvedla); to neplatí, vylučuje-li jiný právní předpis náhradní doručení. Ignorování datové schránky se tedy nemusí vyplatit.

Skutečnost, že nastala fikce doručení, je důležitá zejména z hlediska počítání lhůt stanovených ve výzvách a rozhodnutích orgánů veřejné moci.

Do datové schránky byla dne 15. ledna dodána výzva finančního úřadu, podle níž má daňový subjekt do 15 dnů od doručení výzvy podat daňové přiznání. Daňový subjekt se do daňové schránky přihlásil a výzvu si vyzvedl 30. ledna. Lhůta pro podání daňového přiznání uvedená ve lhůtě však nezačala běžet až 30. ledna, ale už od 25. ledna, kdy nastala fikce doručení výzvy (15. ledna + 10 dní). Aby daňový subjekt stihl požadované přiznání podat včas, musí tak učinit do 4. února, a nikoli až do 9. února, jak by se mohl domnívat s ohledem na datum, kdy si výzvu vyzvedl.

Pokud by se daňový subjekt do daňové schránky, aniž by mu v tom bránily závažné